LE PV DE L'AG DU 29 JUIN 2013

PROCES VERBAL DE

L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Du 29 JUIN 2013

Les membres de l’Association Petits Théâtres entre Amis se sont réunis en Assemblée Générale Ordinaire le 29 juin 2013 à 17h00 au 24 rue Hector Berlioz à RUEIL MALMAISON (92500).

L’assemblée est présidée par Monsieur Bertrand HIRAUX en qualité de président de l’association et Madame Sandrine PERRIN-VARDAGUER est nommée secrétaire de séance.

Le Président rappelle l’ordre du jour et dépose sur le bureau de l’assemblée les différents documents s’y rapportant.

Puis les débats s’ouvrent entre les participants.

A l’issue des débats, plus personne ne demandant la parole, le président met aux voix les différents points à l’ordre du jour :

- Première résolution :

L’assemblée approuve le rapport moral du Président.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

- Deuxième résolution :

L’assemblée approuve le rapport financier du Trésorier.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

- Troisième résolution :

L’assemblée renouvelle, à l’unanimité des présents et représentés, les mandats des membres du bureau :

- Monsieur Bertrand HIRAUX en qualité de Président,

- Madame Claire PETIT-HIRAUX en qualité de trésorière,

- Madame Sandrine PERRIN-VARDAGUER en qualité de secrétaire.

pour une durée d’un an.

- Quatrième résolution :

L’assemblée renouvelle, à l’unanimité des présents et représentés, les mandats des membres du conseil d’administration :

- Monsieur Yves COQUELIN de LISLE,

- Monsieur Bertrand HIRAUX,

- Madame Claire PETIT-HIRAUX,

- Monsieur Ronan KEREBEL,

-  Mademoiselle Albine LEROUX,

- Madame Sandrine PERRIN-VARDAGUER,

- Monsieur Ronald VARDAGUER.

pour une durée d’un an.

- Cinquième résolution :

L’assemblée décide, à la majorité des présents et représentés, d’ajuster le montant des cotisations et entérine la modification du deuxième alinéa de l’article VI des statuts, qui sera désormais rédigé de la manière suivante :

<< Pour la saison 2013-2014, le montant de la cotisation sera de 10 euros (dix euros) par adhérent et 15 euros (quinze euros) par couple (deux personnes résidant de manière habituelle à une même adresse).

Une cotisation « famille » est instaurée d’un montant de 15 euros (quinze euros) par couple (deux personnes résidant de manière habituelle à une même adresse) augmentée de cinq euros pour chaque personne supplémentaire résidant de manière habituelle à la même adresse. >>

- Sixième résolution :

L’assemblée décide, à l’unanimité des présents et représentés, le maintien du nombre et de la fréquence des spectacles proposés durant l’année.

L’article IV du règlement intérieur relatif aux spectacles sera donc désormais rédigé de la manière suivante :

" Lors de la saison 2013-2014, cinq pièces de théâtre seront proposées aux adhérents :

La première pièce aura lieu durant le mois d’octobre,

La deuxième pièce aura lieu durant le mois de décembre,

La troisième pièce aura lieu durant le mois de février,

La quatrième pièce aura lieu durant le mois d’avril,

La cinquième pièce aura lieu au début du mois de juin, de préférence un vendredi.

Ces dates seront susceptibles d’être modifiées en fonction de l’actualité théâtrale et des disponibilités des théâtres.

Lors de chaque conseil d’administration, ses membres feront une présélection de 2 ou 3 pièces en fonction de l’actualité théâtrale.

Le conseil d’administration s’efforcera de proposer à chaque fois des pièces d’un genre différent.

Les adhérents disposeront alors d’un délai d’une semaine (minimum 48 heures) pour exprimer leur choix en votant sur le blog pour leur pièce préférée.

Seuls les votes exprimés sur le blog seront pris en compte.

Cependant, les adhérents ne disposant pas d’adresse électronique, ou ne l’ayant pas communiquée lors de leur inscription, pourront participer aux votes soit par courrier, soit par téléphone.

Une fois les votes clos, la pièce ayant reçu le plus de suffrage sera définitivement sélectionnée.

Le conseil d’administration se réserve toutefois la possibilité de sélectionner la pièce arrivée deuxième des suffrages et ce lorsqu’un refus catégorique d’une rencontre avec les comédiens de la pièce lauréate nous aura été opposé.

Pour chaque saison, la fréquence des spectacles sera décidée lors de l’assemblée générale annuelle.

Chaque adhérent aura la possibilité de faire bénéficier des tarifs de l’association une à deux personnes de son choix pour un seul et même spectacle afin de lui ou de leur faire découvrir notre association.

En aucun cas, cette personne ne pourra (ou ces personnes ne pourront) assister à un second spectacle sans s’acquitter de la cotisation annuelle.

La sortie est susceptible d’être annulée si moins de 20 adhérents se sont inscrits. "

- Septième résolution :

L’assemblée décide, à l’unanimité des présents et représentés, de reconduire, pour la saison 2013-2014, l’organisation « d’une soirée anniversaire ». A cette occasion, une représentation en début de soirée, une rencontre avec les comédiens et un dîner seront proposés aux adhérents au mois de février ou d’avril 2013.

Les modalités pratiques feront l’objet d’une communication ultérieure.

- Huitième résolution :

L’article IV du règlement intérieur autorise chaque adhérent à faire bénéficier une à deux personnes de son choix des tarifs de l’association par spectacle.

Pour la bonne marche de l’association et dans le souci de respecter les droits des adhérents qui règlent chaque année leur cotisation, il est rappelé que cette mesure ne peut être proposée qu’à des personnes différentes pour chacune des sorties programmées, son but étant de faire découvrir l’Association à de potentiels futurs adhérents.

L’assemblée en appelle donc au civisme des adhérents afin qu’aucun abus ne soit commis.

- Neuvième résolution :

L’assemblée maintient, à l’unanimité des présents et représentés, l’utilisation d’un blog internet sur lequel figurent, outre les archives de l’Association (statuts, règlement intérieur, dernier PV de l’Assemblée Générale Ordinaire, dernier bulletin en date ainsi que les principales statistiques), toutes les informations relatives à son actualité.

Les adhérents sont invités, après s’être inscrits sur le blog par simple enregistrement de leur adresse mail, à voter pour les pièces sélectionnées et à noter les pièces vues collectivement, le système de notation ayant pour but de dégager pour chaque spectacle un indice de satisfaction.

Les adhérents sont tous invités à s’inscrire sur le blog de manière à ce que celui-ci puisse refléter la réalité de l’effectif de l’association.

Les théâtres étant informés de l’existence dudit blog, l’association gagnerait en crédibilité si l’inscription y était massive.

- Dixième résolution :

L’assemblée maintient, à l’unanimité des présents et représentés, sa volonté d’adresser les bulletins par mail aux adhérents qui auront communiqué leur adresse électronique lors de leur inscription.

Les bulletins seront également mis en ligne sur le blog de l’association.

Il est en outre rappelé aux adhérents la nécessité de faire part de leurs suggestions et de leurs impressions sur les spectacles par mail à l’adresse de l’association.

Leurs suggestions viendront alimenter les débats des différents conseils d’administration.

Quant à leurs impressions, elles seront reproduites intégralement et de façon anonyme dans la rubrique du blog « Petits Débats entre Amis. »

L’article V du règlement intérieur relatif aux bulletins et aux dates limite de réservation sera donc désormais rédigé de la manière suivante :

« Les bulletins seront mis en ligne sur le blog de l’association et adressés systématiquement par mail à l’adresse électronique communiquée lors de leur inscription.

Les adhérents ne disposant pas d’adresse électronique recevront les bulletins par voie postale.

Lors de chaque bulletin, les adhérents seront invités à faire parvenir leur chèque avant une date limite de réservation.

Passée cette, il ne sera plus possible de participer au spectacle sélectionné, aucune avance de trésorerie ne pouvant être accordée.

Les adhérents n’ont aucune obligation de participer aux spectacles sélectionnés. »

- Onzième résolution :

Dans le souci d’éviter les aléas des délais postaux, l’assemblée maintient, à l’unanimité des présents et représentés, sa volonté de ne plus adresser les places de spectacle par courrier aux adhérents, mais de leur remettre en main propre dans la demi-heure précédant la représentation.

L’article VI du règlement intérieur relatif aux billets de spectacle sera donc désormais rédigé de la manière suivante :

«  Dans le souci d’éviter les aléas des délais postaux, les places de spectacle ne seront plus adressées par courrier aux adhérents mais leur seront remises en main propre dans la demi-heure précédant la représentation.

Dès lors que les places de théâtre auront été achetées par le Trésorier, l’adhérent ne pourra plus en demander le remboursement.

En cas d’empêchement, l’adhérent pourra céder son billet à une personne de son choix sous réserve d’agrément par le Président.

Hormis le cas exceptionnel précédemment évoqué, les non adhérents ne pourront en aucun cas participer aux spectacles sélectionnés. »

- Douzième résolution :

Pour la bonne gestion de l’Association, la bonne tenue de ses comptes et sa crédibilité envers les théâtres, il est indispensable que les règlements des adhérents parviennent à la Trésorière avant la date butoir fixée dans le bulletin.

L’Association en appelle donc au civisme des adhérents afin que les délais fixés soient respectés.

- Treizième résolution :

L’assemblée décide, à la majorité des présents et représentés, de supprimer le système de parrainage en vigueur dans l'association.

Ce système permettait à un tout ancien adhérent, ayant parrainé un nouvel adhérent lors de la saison en cours, de se voir offrir une réduction de 10 euros sur la place de la pièce de son choix parmi les 5 pièces proposées dans l’année et ce, dans la limite de 50 euros de réduction maximum par saison et par adhérent.


- Quatorzième résolution :

L’assemblée maintient, à l’unanimité des présents et représentés, l’organisation d’une soirée de clôture (barbecue), qui se tiendra à la fin de la saison à l’issue de l’Assemblée Générale annuelle.

L’assemblée décide, à la majorité des présents et représentés, que l’association prendra en charge l'intégralité de l'organisation du repas, chaque adhérent, qui souhaite être présent au repas, s'engageant à lui verser une participation de 5 euros. 

Les modalités pratiques de cette soirée feront l’objet d’une communication ultérieure.

               - Quinzième résolution :

L’Association s’engage à être présente lors de la Fête des Associations qui se tient chaque année à Courbevoie au mois de septembre.

               - Seizième résolution :

L’Assemblée décide, à l’unanimité des présents ou représentés, de proposer aux adhérents qui le souhaitent de prendre ensemble, avant ou après la pièce suivant l’horaire de cette dernière, un verre dans un café proche du théâtre.

Ce moment convivial sera ainsi l’occasion pour les adhérents de partager leurs sentiments et leurs impressions sur le spectacle sélectionné.

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L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20 heures 45.

De l’assemblée il a été dressé le présent procès-verbal signé par le président, le secrétaire et le trésorier.

Fait à Rueil Malmaison, le 29 juin 2013.