PROCES VERBAL DE L ASSEMBLEE GENERALE DU 18 JUIN 2016

PROCES VERBAL DE

L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

DU 18 juin 2016

Les membres de l’Association Petits Théâtres entre Amis se sont réunis en Assemblée Générale Ordinaire le samedi 18 juin 2016 à 18h30 à Courbevoie.

L’assemblée est présidée par Monsieur Bertrand HIRAUX en qualité de président de l’Association et Madame Frédérique GUILLAUME est nommée secrétaire de séance.

26 présents et 16 pouvoirs, donc 42 adhérents présents ou représentés.

Le Président rappelle l’ordre du jour et dépose sur le bureau de l’Assemblée les différents documents s’y rapportant.

Puis les débats s’ouvrent entre les participants.

A l’issue des débats, plus personne ne demandant la parole, le président met aux voix les différents points à l’ordre du jour :

- Première résolution :

Rapport moral

Il est fait un petit historique de l’Association ; cette dernière comptait 106 adhérents en 2015, elle en compte 110 en 2016. La courbe est croissante depuis 2008

23 sont partis et 27 sont arrivés, ce qui dénote un certain dynamisme de l’Association.

C’est une belle année avec un bon taux de participation

Cette année, nous avons compté en moyenne 64 adhérents par pièce (79 pour « Les Vœux du cœur », 74 pour « Maris et Femmes », 63 pour « Chat en poche », 59 pour « Dorian gray », et 44 pour « Andorra »).

Pas assez d’adhérents qui utilisent le blog (48 sur 110 adhérents inscrits).

Les notations cette année . « dorian gray » : 16,93 , « Les vœux du cœur » :16,10 , « Andorra » : 15,20 mais 12,8 pour « chat en poche ».

La moyenne de l’année est à 15,58/20 (14 en 2013)

Il est noté également qu’une attention toute particulière est portée par les membres du Conseil d’Administration au prix des pièces.

En 2016 : coût moyen des places : 24,20 € (26, 60 € en 2015).

Le président nous annonce le changement des affiches pour la promotion de l’association, plus modernes avec un nouveau logo.

L’Assemblée approuve le rapport moral du Président.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

- Deuxième résolution :

Monsieur Ronan KEREBEL, Trésorier, présente les comptes.

Les réserves étaient à hauteur de 2598 euros à ce jour

Le total des cotisations s’élève à 950 euros

Pas de frais de gestion cette année en dehors de l’acahat d’un tampon pour 90 euros

Enfin, l’association prend en charge 10 euros par adhérent pour le repas de ce soir , les adhérents ayant payé 15 euros

L’Assemblée approuve le rapport financier du Trésorier.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.

- Troisième résolution :

L’Assemblée renouvelle, à l’unanimité des présents et représentés, les mandats des membres suivants du Bureau :

- Monsieur Bertrand HIRAUX en qualité de Président,

- Monsieur Ronan KEREBEL en qualité de Trésorier,

- Madame Frédérique GUILLAUME est élue en qualité de Secrétaire suite à la démission de Mme Sandrine PERRIN VARDAGUER

- Quatrième résolution :

L’Assemblée renouvelle, les mandats des membres du Conseil d’Administration :

- Monsieur Bertrand HIRAUX, à l’unanimité

- Monsieur Yves COQUELIN de LISLE, à l’unanimité

- Madame Claire PETIT-HIRAUX, à l’unanimité

- Monsieur Ronan KEREBEL, à l’unanimité

- Monsieur Ronald VARDAGUER, une abstention

- Madame Albine FEHR-LEROUX, quatre abstentions

- Monsieur Olivier MARMAGNE, à l’unanimité

-Monsieur Lionel ROUX à l’unanimité

L’Assemblée approuve, à l’unanimité des présents et représentés, la nomination de madame Florence BANTEGNIES en qualité de membre du Conseil d’Administration pour une durée d’un an.

Il est souhaité par les membres présents que les membres du conseil d’administration fassent acte de leur souhait de renouvellement ou non avant l’assemblée générale.

- Cinquième résolution :

L’Assemblée rappelle le montant des cotisations, inchangé pour l’année prochaine :

- 10 euros par adhérent ;

- 15 euros par couple (deux personnes résidant de manière habituelle à une même adresse), augmentés de cinq euros pour chaque personne supplémentaire résidant de manière habituelle à la même adresse.

- Sixième résolution :

L’Assemblée rappelle le nombre et de la fréquence des spectacles proposés durant la saison.

-       Nombre : Cinq pièces de théâtre ;

-       Fréquence :

o    La première pièce aura lieu durant le mois d’octobre,

o    La deuxième pièce aura lieu durant le mois de décembre,

o    La troisième pièce aura lieu durant le mois de février,

o    La quatrième pièce aura lieu durant le mois d’avril,

o    La cinquième pièce aura lieu en juin.

Ces dates sont susceptibles d’être modifiées en fonction de l’actualité théâtrale et des disponibilités des théâtres.

La sortie est susceptible d’être annulée si moins de 20 adhérents se sont inscrits.

Il est rappelé l’importance des dates butoir afin de faciliter le travail du président pour les réservations dans les théâtres.

- Septième résolution :

L’Assemblée rappelle l’organisation « d’une soirée anniversaire ».

A cette occasion, une représentation en début de soirée, une rencontre avec les comédiens et un dîner sont proposés aux adhérents.

La date retenue pour la soirée et ses modalités pratiques seront communiquées en cours de saison en fonction de l’actualité théâtrale

- Huitième résolution :

L’article IV du règlement intérieur autorise chaque adhérent à faire bénéficier des tarifs de l’Association une à deux personnes de son choix pour un seul et même spectacle afin de lui ou de leur faire découvrir notre Association.

En aucun cas, cette personne ne peut (ou ces personnes ne peuvent) assister à un second spectacle sans s’acquitter de la cotisation annuelle.

L’Assemblée en appelle donc au civisme des adhérents afin qu’aucun abus ne soit commis.

- Neuvième résolution :

L’Assemblée rappelle l’utilisation d’un blog internet sur lequel figurent, outre les archives de l’Association (statuts, règlement intérieur, dernier PV de l’Assemblée Générale Ordinaire, dernier bulletin en date ainsi que les principales statistiques), toutes les informations relatives à son actualité.

Les adhérents sont invités, après s’être inscrits sur le blog par simple enregistrement de leur adresse mail, à noter les pièces vues collectivement et à rédiger un commentaire.

Le commentaire peut également être transmis via le mail de l’Association, qui se charge de le mettre en ligne.

Il est précisé que tous les commentaires sont retranscrits de manière anonyme.

L’Assemblée insiste sur l’importance de ces commentaires, qui sont systématiquement lus par les théâtres et les comédiens mais qui doivent rester respectueux même si l’on n’a pas aimé une pièce

L’Association gagnerait donc en crédibilité si les commentaires étaient nombreux.

Il est également décidé de reconduire « le pot d’accueil des nouveaux adhérents » qui se tient en début de saison, afin de permettre aux anciens et aux nouveaux membres de l’Association de faire connaissance.

Le lieu va changer cette année afin d’avoir accès au wifi pour montrer aux nouveaux le maniement du blog (voir aux anciens)

- Dixième résolution :

L’Assemblée rappelle que, pour la bonne gestion de l’Association, la bonne tenue de ses comptes et sa crédibilité envers les théâtres, il est indispensable que les règlements des adhérents parviennent au siège de l’association avant la date butoir fixée dans le bulletin.

Passée cette date, il n’est plus possible de participer au spectacle sélectionné, aucune avance de trésorerie ne pouvant être accordée.

L’Association en appelle donc au civisme des adhérents afin que les délais fixés soient respectés.

Les dates butoirs sont donc impératives.

- Onzième résolution :

L’Assemblée rappelle que l’Association participera comme chaque année à la fête des associations de Courbevoie qui se tiendra le 3 septembre 2016.

L’idée d’un « doodle » est lancée afin d’inviter des adhérents à venir tenir le stand de l’association

- Treizième résolution :

L’instauration du système de virements bancaires pour tous les règlements (cotisations et places) n’a pas été suivie de grands effets. A relancer auprès des adhérents.

Le paiement par chèques restera bien entendu possible.

- Quatorzième résolution :

Le président rappelle qu’il va modifier les statuts afin de prendre en compte les changements intervenus :

L’article III des statuts sera donc désormais rédigé de la manière suivante :

« Le siège social est fixé au 53, rue Franklin 92400 COURBEVOIE.

Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration.

Les adhérents en seront informés par mail. »

- Quinzième résolution :

L’Assemblée maintient, à l’unanimité des présents et représentés, l’organisation de « la soirée de clôture » qui se tient en fin de saison à l’issue de l’Assemblée Générale annuelle.

Il est décidé que l’on essaye de trouver un lieu pour l’organisation du « barbecue traditionnel » mais selon la météo il pourra être décidé de renouveler le restaurant comme cette année.

-Seizième résolution :

L’Assemblée maintient, à l’unanimité des présents et représentés, l’organisation du « pot de 20h00 », permettant aux adhérents qui le souhaitent de prendre ensemble, avant la pièce, un verre dans un café proche du théâtre.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19 heures 45.

De l’Assemblée il a été dressé le présent procès-verbal signé par le Président, la Secrétaire et le Trésorier.

Fait à Courbevoie le 20 juin 2016

Bertrand HIRAUX, Président

Ronan KEREBEL, Trésorier

Frédérique GUILLAUME, Secrétaire